Cómo configurar WooCommerce en WordPress. Administra tu tienda online como un profesional

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Has decidido instalar WooCommerce en tu WordPress y lo has hecho sin ningún problema.

Tienes claro que es tu momento. Has de montar tu tienda online porque quieres dar el paso de vender por internet, sacar adelante tu producto cojonudo y así poder escalar tu facturación.

Nada más empezar te das cuenta de que no todo es tan fácil.

Una tienda online requiere tanta atención como una tienda física, con la diferencia de que no has de limpiarla (físicamente hablando), no tienes que pagar un alquiler y tu escaparate es internet.

Pero sí debes tener una página web optimizada y funcional, has de elegir y pagar un buen hosting y, de lo que vamos a tratar hoy, tienes que configurar correctamente todas las opciones de tu WooCommerce.

Y con configuración, no solo hablo de subir productos. De hecho, no me refiero a ello, que será algo de lo que hablemos próximamente.

Estoy hablando de configuraciones internas, de los datos de la tienda, del stock, de envíos, de pagos, etc.

¡Vamos a ello!

Opciones generales en WooCommerce
Vista de las configuraciones generales de WooCommerce

Cambios destacados en tu WordPress al instalar WooCommerce

Una vez que has instalado WooCommerce en tu WordPress, lo has activado y has realizado la configuración inicial, podrás ver dos cosas destacadas.

Por un lado, el sistema te ha creado automáticamente cuatro páginas: ‘Tienda’, ‘Carrito’, ‘Finalizar compra’ y ‘Mi cuenta’. Estas páginas no debes borrarlas, porque tienen un sentido y una tarea fundamental en tu WooCommerce.

Por otro lado, podrás ver que en la barra izquierda del panel de administración ha incluido dos opciones más: ‘WooCommerce’, con varias opciones dentro de configuración y gestión de la tienda, y ‘Productos’, donde puedes manejar todo lo que tiene relación con lo que vas a vender.

Y como de lo que se trata es de empezar por el principio, en este artículo voy a tratar todas las opciones de configuración de la tienda que se encuentran dentro de WooCommerce => Ajustes.

Configuración general de WooCommerce

En esta pestaña puedes configurar dónde tienes situado tu negocio, los cupones, los impuestos, dónde vende tu tienda, a dónde envías los productos y la moneda a utilizar.

  • Dirección: indica la dirección de tu negocio, sea con tienda física o no. Si lo haces desde casa o desde un almacén, coloca esa dirección.
  • Ciudad: indica la ciudad donde está situado tu negocio.
  • País/región: el formato propuesto es “estado / provincia” por lo que, en mi caso, por ejemplo, sería “España / A Coruña”.
  • Código postal: lo que su propio nombre indica. El código postal asociado a la dirección que has colocado antes.
  • Ubicación(es) de venta: esta, y la siguiente, son dos opciones muy importantes. Puedes decidir a qué estados del mundo vendes. Por razones económicas, de organización o de estrategia, puede no quieras vender globalmente, o lo quieras hacer a todos menos a algún estado específico, o solo al tuyo… es completamente configurable.
  • Ubicación(es) de envío: puedes decidir a que estados realizas envíos. Está relacionada con la opción anterior, pero la has de configurar por separado. Puedes vender a más sitios de los que envías.
  • Ubicación del cliente: para que la tienda entienda automáticamente cómo tratar las opciones anteriores tiene que saber dónde está el cliente. Aquí podrás intentar geolocalizarlo para evitar que llegue al final de la compra, o ubicarlo mediante la dirección que el cliente inserte como dirección de envío.
  • Activar impuestos: puedes (y debes) activar el cálculo de los impuestos correspondientes en tu estado.
  • Activar cupones: si deseas hacer promociones de descuento controladas mediante cupones, activa esta opción.
  • Moneda: dependiendo de tu país debes seleccionar una opción u otra. En mi caso el Euro €.
  • Ubicación de la moneda: coloca el símbolo de moneda a la derecha o a la izquierda del número.
  • Separadores: decide cómo es el separador de miles y el separador decimal (un punto o una coma).
  • Número de decimales: como su nombre indica es el número de decimales que aparecerán en los precios de los productos. Por norma general suelen tener 2 decimales.
Opciones de moneda en WooCommerce
Opciones de moneda en la configuración general de WooCommerce

Configuración de productos en WooCommerce

En esta pestaña podemos ver que existe un pequeño menú en la parte superior con tres opciones: general, inventario y productos descargables.

General

Podrás indicar la página de la tienda, las medidas y las valoraciones de los productos.

  • Página de la tienda: esta es una opción muy importante. Aquí debes indicar cuál es la página dónde se situará la tienda, es decir, por norma general dónde se encuentra el feed de productos con los filtros correspondientes. Por defecto se asigna la página Tienda creada automáticamente al instalar el plugin. Mi recomendación es que no la cambies, salvo que sepas lo que haces.
  • Comportamiento del carrito: puedes elegir el comportamiento a la hora de añadir un producto al carrito. Dependerá de tu estrategia. Puedes enviar a los clientes a la página de pago o dejar que sigan comprando.
  • Imagen de marcador de posición: puedes indicar el ID o la URL de una imagen que se colocará en los productos sin imagen. Por defecto te coloca una que tiene ID 5 y que se ha subido automáticamente a tu apartado de Medios.
  • Unidad de peso: indica la unidad de peso de tus productos. En mi caso suelo indicar gramos o kilogramos. Depende de lo que vendas.
  • Unidad de dimensión: similar a la anterior, pero con las dimensiones. Suele estar en centímetros.
  • Activar las valoraciones: maneja correctamente las valoraciones de los productos porque es un recurso muy potente. Todos leemos las reseñas de otros clientes a la hora de adquirir un producto o contratar un servicio. Dependiendo de tu estrategia las puedes activar o desactivar.
  • Reseñas de productos: configura si las valoraciones van a ir acompañadas de una puntuación basada en estrellas o no.

Inventario

Apartado muy importante para las tiendas que vendan productos físicos, desde camisetas a libros, pasando por todo lo que se te ocurra que no sea un producto digital, a la hora de controlar el stock y no vender algo que ni tienes ni vas a poder enviar por dropshipping.

  • Gestionar el inventario: si deseas controlar el inventario, activa esta opción. Fíjate que, si la dejas desactivada, las que aparecen inmediatamente abajo desaparecen.
  • Mantener en inventario: existen pagos que no se confirman inmediatamente, por lo que el producto se queda “pendiente de pago”. Puedes configurar qué tiempo de reserva tiene un pedido entre que se hace y espera por el pago. Si pasa ese tiempo la reserva finaliza y el pedido vuelve a estar en stock. Atento, esto no aplica a métodos de pago no automáticos, como pueden ser la transferencia o el contra reembolso.
  • Avisos: selecciona qué eventos relacionados con el stock quieres que te notifiquen.
  • Destinatario de los avisos: indica el email a donde se deben enviar los avisos. Por norma general, por defecto aparece el mismo email que tiene el administrador del WordPress, pero lo puedes cambiar si es necesario.
  • Umbral de pocas existencias: stock en el que saltará el aviso de pocas existencias.
  • Umbral de inventario agotado: stock en el que saltará el aviso de producto agotado. Puede no ser cero.
  • Visibilidad de inventario agotado: si no deseas que se muestre un producto agotado en el inventario, lo puedes ocultar. Puede ser bueno o no para tu estrategia, tú decides.
  • Formato de visualización: muestra u oculta el inventario restante a tus clientes.
Configuración de inventario en WooCommerce
Opción de inventario en WooCommerce. Esta es una de las configuraciones más importantes.

Productos descargables

Si tienes productos digitales en tu tienda, como por ejemplo ebooks, puedes configurar su comportamiento aquí.

  • Método de descarga: al comprar el producto puedes configurar el comportamiento de cómo lo va a descargar el cliente. Por defecto fuerza la descarga, pero en algunos servidores puede no funcionar bien con archivos grandes y tendrás que optar por otra opción.
  • Restricción de acceso: puedes permitir la descarga nada más realizar la compra y que a ella puedan acceder usuarios invitados (o por el contrario obligar a que se registren).

Configuración de envío en WooCommerce

Configurar correctamente los envíos en tu tienda en línea con WooCommerce es fundamental, ya que de ello va a depender que llegue o que no llegue el producto a su destino, además de aplicarles diferentes tipos de envío.

Al acceder a esta pestaña nos encontramos con 3 opciones en un menú interior: Zonas de envío, opciones del envío y clases de envío.

Zonas de envío en WooCommerce

Una zona de envío no es más que un área geográfica donde deseas ofrecer diferentes métodos de envío. Automáticamente WooCommerce detectará el área que le corresponde al cliente cuando este indique su dirección de envío, y le mostrará las opciones disponibles para esa zona.

Por defecto no existe ninguna zona configurada, pero tú debes añadir las que necesites.

Por poner un ejemplo típico, si has indicado en las opciones generales que tu tienda solo vende a España y Portugal, en este caso podrías crear una zona para la “España Peninsular”, otra para “Baleares, Ceuta y Melilla”, una tercera para “Canarias” y por último otra para “Portugal”.

Cada una de ellas podrá tener diferentes tipos de tarifas de envío, coherentemente con lo que cobran las empresas de mensajería.

Si añades una nueva zona tendrás que rellenar los siguientes campos:

  • Nombre de la zona: una etiqueta que identifique a la zona correspondiente.
  • Regiones de la zona: debes indicar que lugares geográficos incluye tu zona. Puedes seleccionar provincias, estados e incluso códigos postales.
  • Métodos de envío: puedes añadir múltiples métodos de envío que serán exclusivos para esa zona. Por ejemplo, una recogida en local por 0€, un envío a domicilio ordinario por una cantidad y un envío express por otra cantidad más elevada.

Como puedes ver, es un funcionamiento básico, pero suficiente para la mayoría de las tiendas de emprendedores o pequeñas empresas.

Si necesitases configurar diferentes precios de envío en cada zona, no te preocupes que te enseño.

Zona de envío en WooCommerce
Ejemplo de creación de una zona de envío para la provincia de A Coruña, con envío a gratuíto.

Opciones del envío

Lo siguiente a configurar serán unas opciones básicas sobre los envíos.

  • Cálculos: indica dónde se deben realizar los cálculos del envío. Se pueden realizar en la página del carrito o se espera a que el cliente meta su dirección en el checkout (página de pago).
  • Destino del envío: por defecto el envío se hace a la dirección de facturación del cliente, y en ella se calculan los portes. El cliente podría seleccionar en el checkout enviarlo a una dirección diferente. Si por estrategia te compensa no permitir direcciones distintas también lo puedes hacer.
  • Depuración: si quieres hacer pruebas y que se muestren todas las zonas de envío independientemente de la localización del cliente, activa esta opción.

Clases de envío

Si deseas agrupar productos de tipo similar y que puedan utilizar algún método de envío concreto, para proporcionar diferentes tarifas a diferentes clases de productos, lo puedes hacer aquí.

Simplemente indica el nombre de la clase y a que productos afecta.

Configuración de pagos en WooCommerce

Llegamos a una de las opciones más complicadas de configurar y más importantes de tu tienda online.

¿Cómo pagan tus clientes? ¿Qué tipo de métodos están más optimizados para tu cliente ideal?

Aquí daré una serie de pinceladas, pero para ver cómo se configura cada método en particular, publicaré en los próximos días un nuevo artículo donde te enseño todas las opciones.

Piensa que, en algunos casos como Paypal, cargos contra tarjetas, Google Pay o Apple Pay se necesita conectar con servicios externos, lo que nos obliga a manejar claves de terceros. Si lo explicase aquí todo, esta entrada sobre las configuraciones avanzadas de WooCommerce se haría kilométrica.

Como puedes ver si no cambias nada no existe ningún método de pago activo por defecto, y las opciones que se te muestran en un inicio son transferencia bancaria, pago por cheque, contra reembolso y Paypal.

Si quieres vender, tienes que tener activo por lo menos un método de pago. Ello se consigue haciendo clic encima de los botones de la columna ‘Activado’ o entrando en la configuración propia de cada método en su correspondiente botón de ‘Configuración’.

Por ejemplo, si quieres activar la transferencia bancaria, que sería un método que aún se utiliza ampliamente y no necesitas más que una cuenta bancaria donde el cliente pueda ingresar el importe de su producto, haz clic en su botón de ‘Configuración’.

A continuación, WordPress mostrará las opciones del pago por transferencia bancaria.

La puedes activar o desactivar, indicar un título, una descripción, las instrucciones para el cliente (de ser necesarias) y, por lo menos, un titular y el IBAN de la cuenta bancaria.

Ten en cuenta que los campos título, descripción e instrucciones son públicos, los verá el cliente y a ti te interesa que sea así, para configurar los mejores textos que expliquen a tu comprador lo que está haciendo y así él esté tranquilo.

Métodos de pago en WooCommerce
Métodos de pago por defecto en la instalación de WooCommerce. Cuando añadas más, la lista se hará más grande.

Configuración de cuentas de usuario y privacidad

Una vez que configuraste el envío y el pago de los productos, debes decidir cómo manejar las cuentas de usuario.

WooCommerce por defecto incorpora una zona privada de usuarios, donde tu cliente puede registrarse y configurar diferentes opciones como sus datos personales, su dirección de facturación, de envío o descargar las facturas de sus compras.

Pero depende de tu estrategia comercial, y de la tipología de tus clientes objetivos, la necesidad y conveniencia (o no) de activar estas opciones.

  • Pago como invitado: permite (o no) que tus clientes compren sin tener una cuenta y, de tener cuenta, tener la posibilidad de entrar en la misma al finalizar su compra. Dependiendo de tu estrategia de ventas, lo activarás o no.
  • Creación de cuenta: permite manejar la creación de cuentas de usuario y la contraseña de las mismas. Como en el caso anterior, dependerá de la estrategia de ventas configurar el funcionamiento de esta opción.
  • Solicitudes de borrado de la cuenta y eliminación de datos personales: permite a los usuarios eliminar la información y los pedidos de su cuenta, de tenerla, o no.

Política de privacidad

Aunque muchas veces no se le da la importancia que realmente tiene, no olvides que esta opción es indispensable para el cumplimiento estricto de la legalidad.

Debes indicar cuál es la página que contiene la política de privacidad de tu tienda online y, además, redactar los avisos de privacidad que los usuarios leerán al registrar su cuenta y al realizar una compra.

Para evitar sanciones por parte de la administración competente, es importante que cumplas con todas las directrices del RGPD.

Conservación de datos personales

Elige cuanto tiempo se van a mantener los datos personales cuando ya no sea necesario procesarlos. Si no marcas un intervalo de tiempo, nunca se borrarán.

En concreto podrás elegir que hacer con los datos de pedidos pendientes, fallidos, cancelados o completados, además de las cuentas inactivas.

En mi opinión, salvo que tu tienda sea inmensa y la cantidad de datos inmanejable, no los borraría.

Configuración de emails a clientes en WooCommerce

Tener a tus clientes informados puntualmente de estado de sus pedidos es fundamental para dar un servicio mínimamente eficaz y que tu comprador no esté intranquilo sobre dónde y cómo está su pedido.

En esta pestaña podrás configurar el comportamiento de los avisos por email que tu tienda online envía de manera automática al cliente y al correo del administrador de la tienda que tú decidas.

Por defecto WooCommerce trae un diseño de correos bastante simple, que se encuentra en el directorio woocommerce/templates/emails/. Puedes modificar esta plantilla y adaptarla a tu gusto copiando el contenido del mismo a tu tema de WordPress y modificándolo desde allí.

Antes de entrar en materia y ver los diferentes tipos de correos electrónicos, quiero dejar claro un concepto importante en este punto.

Cuando un cliente realiza una compra, se crea un nuevo pedido. Ese pedido toma un estado concreto, indicando si ha sido correcto o no, si se ha pagado o no, o si se ha completado o no.

Todos los pedidos tienen siempre un estado.

Según el estado y el destinatario, se pueden enviar los siguientes emails:

  • Nuevo pedido: una vez que se realiza un nuevo pedido en tu WooCommerce, se envía un email al administrador de la tienda (o al email que tu quieras) indicando tal evento. Puedes configurar el título, el asunto o incluir diferente contenido.
  • Pedido cancelado: otro correo electrónico que se enviará al administrador de la tienda, pudiendo configurar los mismos campos que en el anterior. Sale automáticamente cuando un pedido que estaba ‘procesando’ o ‘a la espera’ se marca como cancelado.
  • Pedido fallido: un último email que recibirá el administrador de la tienda. Si un pedido, que previamente estaba marcado como ‘procesando’ o ‘a la espera’ se marca como fallido, se enviará automáticamente este email. Los campos a configurar son semejantes a los dos anteriores.
  • Pedido a la espera: cuando un cliente hace un pedido sobre el que no se realiza el cobro de manera automática, tomará el estado de ‘a la espera’. Lo más común en estos casos es que la tienda está esperando por un pago vía transferencia bancaria. Una vez que el pago se realiza, se debe cambiar manualmente de estado a ‘procesando’.
  • Procesando tu pedido: una vez realizado el pago el pedido pasa al estado ‘procesando’. WooCommerce lo hace automáticamente si el pago se realiza con una herramienta de confirmación instantánea, como por ejemplo una tarjeta de débito/crédito o Paypal, o se debe cambiar manualmente si se trata de una transferencia. Se le indica al cliente vía email todos los datos de su compra.
  • Pedido completado: cuando el estado del pedido cambia manualmente a ‘completado’, se le envía al cliente un aviso de que ha ocurrido tal evento.
  • Pedido con reembolso: aviso que se le envía al cliente si su pedido ha sido reembolsado parcial o totalmente.
  • Recibo del cliente / detalles del pedido: es el único de todos los emails predeterminados que no se puede automatizar. Es un envío manual. Este email contiene la información del pedido y enlaces para realizar el pago.
  • Nota para el cliente: en cada pedido es posible realizar anotaciones que se le enviarán al cliente si así lo decides.
  • Reestablecer contraseña: si un usuario se olvida de la contraseña de usuario de su cuenta en tu tienda online, la podrá recuperar a través de este correo electrónico.
  • Nueva cuenta: al registrarse un nuevo usuario en tu tienda en linea, le llegará un email con la información pertinente.

Opciones del remitente del correo electrónico

  • Nombre del remitente: puedes configurar el nombre que aparecerá en los emails que envía tu WooCommerce.
  • Dirección del remitente: puedes configurar también la dirección de email que aparece como remitente de tus correos. Por defecto será la del administrador del WordPress.
Opciones de remitente de correo electrónico en WooCommerce
Recuerda configurar bien el email de remitente y el nombre de tu tienda.

Plantilla del correo electrónico

  • Imagen de cabecera: para construir algo de marca en los correos a clientes, puedes añadir una imagen (habitualmente tu logotipo) en la cabecera del email.
  • Texto del pie de página: es el texto que cierra el email. Por defecto trae créditos de WooCommerce. Yo recomiendo borrar esa frase y configurar una que se adapte a tu tipo de tienda.
  • Colores: configura los colores del email y adáptalos a tus colores corporativos.

Otras configuraciones de WooCommerce

Si estás montando tu tienda online y no eres un usuario avanzado, las opciones que vienen indicadas en la pestaña ‘Avanzadas’ deberás dejarlas por defecto. Aún así quiero dar unas pinceladas sobre ellas para que no te sean completamente ajenas y entiendas qué puedes hacer con ellas.

Instalación de páginas

En este apartado tienes la posibilidad de indicar qué páginas de tu WooCommerce son las del carrito, el checkout, la cuenta de usuario y los términos y condiciones.

Como puedes ver, algunas ya vienen marcadas por defecto, que casualmente son las que se han creado automáticamente al instalar WooCommerce en tu WordPress. Pero podrías cambiarlas, si así lo decides por las razones que sean.

La única modificación que te recomiendo hacer es indicar cuál es la página de ‘Términos y condiciones’, una página legal necesaria en las tiendas online que el usuario debe aceptar cuando realiza una compra.

El resto de opciones son variables que se añaden a la URL de tu página y que realizan acciones concretas. Deben ser únicas y pueden borrarse para desactivar esa variable. Mi consejo es que las dejes por defecto.

API REST

Si fuese necesaria la conexión de aplicaciones externas para la visualización y la gestión de los datos de tu tienda online, deberías crear una clave API (una API es un conjunto de funciones o métodos programados que ofrece una biblioteca de programación y que pueden ser utilizados por terceros) válida para que se pudiese realizar. Simplemente debes seleccionar la opción ‘Añadir Clave’ e indicar nombre, propietario de las claves y permisos.

Así crearás una clave pública y una clave secreta que servirán para la conexión desde una aplicación externa.

Webhooks

Un webhook es un aviso de evento enviado a una URL de tu elección. Se pueden usar para integrar aplicaciones de terceros que sean compatibles con ellos.

Si quieres crear un nuevo webhook debes indicar el nombre, el estado, el tema (una serie de opciones que pueda realizar), la URL destino y las claves API.

API Heredada

La REST API heredada es una API que permite que otras aplicaciones externas utilicen los métodos de nuestra biblioteca de WooCommerce.

Por defecto viene desactivada y debes dejarla así excepto que se necesite activar por una cuestión concreta.

WooCommerce.com

No quiero entrar en polémicas con WooCommerce.com, Automattic y por qué está esta opción aquí, ya que bajo mi punto de vista no debería estar.

Mi consejo es que desactives la casilla de sugerencias, porque las extensiones que son útiles para tu web las has de decidir tú y nadie debe meter consejos encubiertos en tu WooCommerce.

Conclusión

Te he hablado de todas las opciones de configuración presentes en una instalación típica y limpia de WooCommerce.

Ten en cuenta que puede que en tu web tengas más en el futuro, porque aún no hemos instalado ninguna extensión que amplíe, de manera notable, las funciones y características de tu tienda online.

En todo caso, puedes ver que son muy potentes y muy importantes. Las has de tener en cuenta si quieres que tu tienda funciona de manera correcta desde el principio.

En la próxima entrega te hablaré en profundidad de como configurar las diferentes pasarelas de pago.

Estate atento.

Te leo en los comentarios 😊

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