Cómo generar facturas en WooCommerce. El plugin de facturación que necesitas

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Mi experiencia a la hora de crear tiendas online con WordPress y WooCommerce me hace ir conociendo un poco algunas de las necesidades más importantes que tienen mis clientes a la hora de vender.

Las configuraciones, las pasarelas de pago en WooCommerce, la correcta gestión de los precios de los envíos, la velocidad de carga o escribir unos textos pensados para posicionar en Google son solo algunos de los muchos ejemplos que se me vienen a la cabeza.

Pero hay uno en concreto que es bastante recurrente. ¿Y qué hay de la facturación en una tienda online?

Por definición una factura es un documento de índole comercial que indica la compra-venta de un bien o servicio y debe incluir en él toda la información de la operación.

Y son obligatorias, también cuando vendes online.

Por lo tanto, en este artículo te voy a hablar de cómo generar y enviar automáticamente facturas desde tu tienda online.

Crea y envía facturas en WooCommerce de manera automática

Existen numerosos plugins gratuitos en el repositorio oficial de WordPress que permiten hacer esto, y en general todos funcionan bastante bien y están bastante optimizados.

Pero, ¿qué es lo mínimo que le pido a una herramienta como esta?

Bajo mi punto de vista lo siguiente:

  • Crear automáticamente la factura en PDF con todos los datos del vendedor y el comprador.
  • Que esta factura se numere de manera automática y correcta.
  • Que se mande adjunta en uno de los emails que WooCommerce le envía al cliente.
  • Que el cliente pueda descargarla en el futuro cuando quiera.
  • Una mínima capacidad de personalización (por lo menos colocar el logotipo corporativo).

Existe uno que es mi preferido y que agrupa todas estas funcionalidades y algunas más que repasaré a continuación. Se trata de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.

Activarlo en tu tienda online no tiene mucho misterio. Como cualquier otro plugin del repositorio tendrás que instalarlo desde la opción Plugins -> Añadir Nuevo y utilizar el buscador escribiendo su nombre.

Una vez instalado y activado solo nos queda indicar unos pocos ajustes en la configuración.

Configurar la facturación electrónica de tu WooCommerce

Desde la opción WooCommerce -> Facturas PDF podrás acceder a todas las opciones. Yo no suelo utilizar el asistente, no hace falta. Es una configuración muy sencilla.

En la parte superior tienes 3 pestañas: general, documentos y estado. En cada una de ellas indicarás el funcionamiento concreto de cada opción.

Pestaña general en WooCommerce PDF Invoices

En esta pantalla podrás configurar los ajustes generales y los campos extra de la plantilla.

  • ¿Cómo desea visualizar el PDF? Podrás configurar cómo visualizar el PDF generado después de la compra.
  • Elige una plantilla. Por defecto solo podemos seleccionar la plantilla SIMPLE. Para cambiarla, tendremos que comprar la versión Premium del plugin o reprogramar sus funciones por código.
  • Tamaño de papel. Por defecto, A4.
  • Símbolo de moneda extendido. Si el símbolo de tu moneda no se muestra correctamente, actívalo. Si estás utilizando Euros (€), no tendrás problema.
  • Subconjunto de fuentes. Actívalo solo en el caso de utilizar un alfabeto con muchos caracteres (p.ej. algunos alfabetos asiáticos). En nuestro caso no sería necesario.
  • Logotipo de la tienda. Selecciona un logo que se colocará en la parte superior izquierda de la factura.
  • Altura del logo. Personaliza cuando debe medir el logo en milímetros, centímetros o pulgadas.
  • Nombre de la tienda. Indica el nombre que aparecerá en la factura.
  • Dirección de la tienda. Yo aquí suelo colocar toda la información fiscal y alguna otra que es útil. Dirección, CIF, teléfono y correo electrónico.
  • Pie de página. Puedes indicar otra información en la parte inferior de la factura.
  • Campos extra. Son utilizados en versiones Premium o bien hay que habilitarlos mediante programación. No serían necesarios para crear una factura básica.
Ejemplo de configuración

Pestaña documentos en WooCommerce PDF Invoices

Quizás la parte más importante de la configuración. Aquí podrás indicar cuándo y cómo se activa la generación automática de facturas, cómo se envían, cómo se numeran y su formato.

Fíjate que puedes seleccionar una configuración para la factura y otra para el albarán. Luego te hablaré del albarán en concreto.

  • Activar. Marca esta opción para que el plugin empiece a hacer su magia.
  • Adjunto a. Indica a cuáles de los emails que automáticamente envía la web durante el proceso de compra se adjuntará la factura. Mi recomendación es que la envíes en el email del estado “procesando” o del “completado”.
  • Deshabilitada para. Puedes escoger para qué estados del pedido se deshabilita.
  • Mostrar dirección de envío. Si quieres mostrar la dirección de envío además de la de facturación, configúralo aquí.
  • Mostrar email. Si quieres mostrar el email del cliente en la factura, marca esta opción.
  • Mostrar teléfono. Si quieres mostrar el teléfono del cliente en la factura, marca esta opción.
  • Mostrar fecha de factura. Si quieres mostrar la fecha de emisión de la factura, activa esta opción.
  • Mostrar número de factura. Esta opción me parece fundamental. Si quieres mostrar el número de factura, actívalo.
  • Siguiente número de la factura. La forma general de numeración empieza en 1 y se incrementa automáticamente en cada documento. Este número se puede editar, pero hay que tener cuidado de no crear duplicidades.
  • Formato de numeración. Podrás configurar un prefijo y un sufijo que acompañarán al componente numérico.
  • Resetear numeración de facturas anual. Lo que su propio nombre indica. Vuelve a poner el número a 1 cuando se empieza un nuevo año.
  • Permitir descarga de facturas desde ” Mi Cuenta”.
  • Activar la columna de número de factura en pedidos. Si quieres que se muestre el número de factura en el interfaz de los pedidos de tu WooCommerce, marca esta opción.
  • Desactivar para pedidos gratuitos.
  • Usar la configuración más actual. Si lo activas, se sobrescribirán todos los ajustes realizados anteriormente. Cuidado no vaya a ser que cambies facturas antiguas con otros nombres o datos fiscales.

Pestaña estado en WooCommerce PDF Invoices

Además de las configuraciones técnicas de la página web, que podrás revisar, el resto de opciones te recomiendo dejarlas por defecto.

Así se vería una factura (datos ficticios).

Albarán de entrega en WooCommerce

Un albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. Una especie de justificante que debe ser firmado por quien lo recibe para dar constancia de su entrega correcta.

Con este plugin también podrás generar albaranes de entrega e imprimirlos para que se firmen a la hora de que tu cliente recoja el pedido.

Solo tiene cuatro opciones de configuración: la posibilidad de activarlo o desactivarlo y mostrar u ocultar la dirección de facturación, el email y el teléfono.

Si son útiles para tu negocio, tienes la posibilidad de utilizarlos.

Conclusión

Como puedes ver la configuración es bastante sencilla. No hay excusas para no hacer las cosas bien.

Generar automáticamente las facturas te ahorrará tiempo, cumplirás con tus obligaciones fiscales y legales, darás un buen servicio a tu cliente y además lo podrás hacer gratuitamente con el complemento que te acabo de presentar.

¿Conoces otros? Te leo en los comentarios.

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